SIK Dokument ‚Vergleichbare Beschaffungsprozesse
für herkömmliche und Cloud-Lösungen‘ 
Relevant für die Mitglieder der IG ICT?

Das Dokument ‚Vergleichbare Beschaffungsprozesse für herkömmliche und Cloud-Lösungen‘ von Friedrich Bracher, welches die SIK im Intranet aufgeschaltet hat, ist auch der IG ICT im Rahmen ihres Monitorings der Hilfestellungen für Städte und Gemeinden aufgefallen.

Grundsätzlich ist der solide und fundierte Leitfaden gut geeignet, um grosse Neubeschaffungen von Produkten und Dienstleistungen methodisch zu begleiten.

Für den Fall der Ersatzbeschaffung in den Gemeinden als Mehrheit der Beschaffungsvorhaben muss jedoch kein grosser Aufwand betrieben werden. Das hat folgende Gründe

• es werden meistens nur 3 Arten von Beschaffungen mit klarem Umfang getätigt  
• die Auswahl an Produkten und Dienstleistungen sowie die Anzahl der Leistungserbringer ist sehr eingeschränkt
• Produkte und Dienstleistungen können oft nicht miteinander kombiniert werden

Am Beispiel der Gemeinde F:

Die Kernanwendung muss auch die Funktionalität ‚Steuern im Kanton Zürich‘ abdecken. Es gibt 4 Anbieter von Kernanwendungen, die das erfüllen. Betreiber gibt es mehrere, aber nur falls das Produkt nicht von der Firma A stammt. Allerdings ist schon von Anfang an klar, dass die Topologie ‚On Premise‘ gerade von den kleinen und mittleren Gemeinden nicht mehr geleistet werden kann, damit fallen die meisten Gemeinden als Betreiber weg. Auch ist die Auslagerung oft kostengünstiger als Anstellung des eigenen Supportmitarbeiters. Somit verbleiben die bereits im Markt auftretenden 6-7 Betreiber für die Kernanwendung.

Bei der Basisinfrastruktur ist das Bild besser, allerdings ist die Aufteilung zwar möglich und teilweise auch erfolgreich (Kernanwendung und Basisinfrastruktur). Bevorzugt wird jedoch ein Angebot aus einer Hand für alle Informatikbelange. Die Ausschreibungen in den letzten Jahren dienen als Beweis für diese These. Gehalten hat sich nur der Outsourcing-Ansatz (eigene Client-Server-Infrastruktur wird vollständig von externen Dienstleistern betrieben). Hier gibt es auch kleinere und mittlere Firmen, die eine gute Leistung erbringen. Spätestens mit der Erneuerung des Server-Raums, manchmal vollmundig RZ genannt, neigt sich das Pendel jedoch der Auslagerung in ein professionelles RZ zu, wo der (neue) Dienstleistungserbringer alle Services für die Gemeinde erbringt.

Falls ein neues Produkt wie zum Bespiel eine Geschäftsverwaltung angeschafft werden muss, können zwar einige Anbieter gewählt werden, es gibt jedoch nur ein paar wenige Kandidaten, die zurzeit auch am Markt berücksichtigt werden.

Die Beschaffung kann aufgrund des beschränkten Markts respektive der beschränkten Auswahl wie folgt vereinfacht werden:

1. Wahl zwischen ‚Alles neu‘, ‚Kernanwendung‘ und ‚Basisinfrastruktur‘
2. Selektion der Kandidaten - Fragen ‚Kann der Lieferant das?‘, ‘Gibt es sinnvolle Referenzen?’
3. Ausschreibungsunterlagen - ‚Wir haben das - wieviel kostet der Ersatz?‘ – ‘Was kosten die Neuerungen (und Optionen)?’
4. Vergleichen der Angebote - eigentlich nur

• Beantwortung der Frage des Preises
• der Optionen und des Komforts bei ähnlicher oder gleicher Funktionalität
• die Einarbeitung der Referenzen und Präsentationen der Anbieter

5. Hoffen, dass die Produkte und Dienstleistungen langfristig auf die 4-5 Jahre der Vertragsdauer auch die gesetzten Erwartungen erfüllen

Dazu braucht es keine Berücksichtigung der SIK-Dokumentation auf über 100 Seiten - eine kurze Analyse der zu übernehmenden Komponenten genügt. Alle bekommen die ungefähr selbe Leistung zum jährlich gleichen Preis. Rabatte sind bei den jährlichen Kosten nicht üblich oder nicht sehr bedeutend. Zwischen Mieten und Kaufen kann man teilweise noch wählen, aber schon bei der Auswahl des Druckzentrums für die Kernanwendungen muss man keinen Aufwand treiben, da nur die vom Dienstleister vorgegebene Firma benützt werden kann (sonst klappt es mit dem zentralen Support (SPOC) nicht).

Die Beschaffung gleicht dem Autokauf - ein eigen für die Gemeinde gebautes Auto gibt es nicht - vorne Mercedes und hinten Tesla ist auch schwierig herzustellen und zu steuern. Die Auswahl ist beschränkt und daher braucht es keine topologieneutrale detaillierte Beschreibung und komplizierte Prozesse der Auswahl der Lösung, weil keine individuellen Leistungen angeboten werden.
Vogel friss oder stirb - ohne Wahl wenigstens auch keine Qual bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen - wohl diesmal wenigstens nicht mit Berücksichtigung einer mehr als 100-seitigen Dokumentation.

Aber jetzt - ab ins kühle Nass!